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Sistema de Gestión de Seguridad Operacional - SMS

Contamos con los expertos adecuados para asesorar,capacitar o implementar el Sistema de Seguridad Operacional de su empresa.

El Sistema de Seguridad Operacional – SMS, es aplicado para desarrollar los procesos de la implementación del sistema de Seguridad Operacional, en todas sus fases, cumpliendo con lo dispuesto en el reglamento aeronáutico colombiano (RAC) Parte 22, Documento OACI Manual de Gestión de la Seguridad Operacional 9859 y anexo 19 de OACI.

El Sistema de Seguridad Operacional, se fundamenta en Modelo de integración y un marco de trabajo estructurado que permite tener el control de la seguridad operacional en la organización.

El Marco de trabajo de Seguridad Operacional se fundamenta en lo establecido en las normas RAC 22, OACI  documento 9859 y anexo 19. El marco de trabajo consiste en los cuatro componentes y doce elementos que conforman el Sistema de Seguridad operacional, de la siguiente manera:

  • Compromisos de SMS
  • Responsabilidades de SMS
  • Personal Clave de SMS
  • Plan de Respuesta a Emergencia
  • Documentación SMS
  • Identificación de Peligros
  • Gestión de Riesgos
  • Control y medición de desempeño
  • Gestión del cambio
  • Mejora continua
  • Capacitación y educación
  • Comunicación

Programa de Implementación de Seguridad Operacional

Compromiso de la dirección

El Sistema de seguridad Operacional se rige mediante una política, que establece los principios, procesos y compromisos de la Dirección de Seguridad Operacional – SMS para mantener óptimos niveles de Seguridad Operacional.

Para garantizar el cumplimiento de la política se establecen Objetivos de seguridad operacional que se miden con indicadores de Gestión de Seguridad Operacional y metas de cumplimiento.

Responsabilidades

Las compañías deben orientar al personal para que participe en el Sistema de seguridad, mediante la definición de sus responsabilidades y funciones para con el SMS.

La responsabilidad para la prevención de accidentes e incidentes, recaerá en todos y cada uno de los para un desarrollo eficaz del Sistema de seguridad operacional.

Personal Clave

Se debe identificar el personal clave de seguridad operacional y se establece lo siguiente: 

  • Identificación del ejecutivo responsable
  • Designación del personal clave de Seguridad Operacional
  • Perfil, criterios de selección y funciones del Director de SMS
  • Funciones de la oficina de seguridad Operacional 
  • Compromisos de seguridad operacional 
  • Comité de Seguridad Operacional - SRC
  • Grupo Gestor de seguridad operacional – GESO

La  función principal del comité de seguridad operacional es hacer seguimiento al desempeño de Seguridad Operacional y plantear estrategias de control y mejora de seguridad operacional si es necesario. 

El grupo GESO se asegura de que el Plan de implementación de la seguridad operacional se cumpla.

Plan de Respuesta a Emergencia

Se debe establecer un Plan de Respuesta a emergencia para garantizar que la organización y el personal este preparado y en capacidad de responder y actuar diligentemente ante emergencias previsibles, con el fin de reducir el impacto adverso a la seguridad, salud de las personas o medio ambiente.

El plan de respuesta a emergencia, contiene los procedimientos que deben ser aplicados por el personal de la compañía en coordinación con los entes de atención a una emergencia desde el instante en que se notifique sobre la ocurrencia de un evento potencial o una emergencia de una aeronave, hasta el momento en que la situación haya sido controlada, superada y la operación aérea sea normal.

El Plan de Respuesta a emergencia está desarrollado para llevar el control oportuno y adecuado de una emergencia, con base en la naturaleza y complejidad de la organización. El Plan de Respuesta a Emergencia, debe ser práctico y fácilmente accesible para todo el personal y otras organizaciones.

Documentación

Para llevar el control de documentación de seguridad operacional, se establece un Manual y una biblioteca seguridad operacional. 

En el Manual de gestión de seguridad operacional están definidos los procedimientos que componen el sistema de seguridad operacional y en la biblioteca de seguridad operacional están las carpetas donde quedan archivados todos los registros y soportes generados en cada procedimiento de seguridad operacional que se desarrolla.

La información de seguridad operacional se maneja bajo un sistema de protección y confidencialidad establecido. (Protección de la información)

Manual de SMS

El Manual de SMS, debe contener las políticas y procedimientos para la eliminación de riesgos que puedan de una manera u otra, constituirse en causa de un incidente o accidente en donde se comprometa la integridad de nuestros empleados o usuarios. El manual debe cumplir con los requisitos estipulados en el Reglamento Aeronáutico Colombiano (RAC), parte vigésimo segunda- “Normas Generales de Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional” apoyándose en la recomendación y guías para tal efecto en el Documento 3859, de la OACI.

El SMSM “MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD OPERACIONAL” se modifica de acuerdo a la operación de la Compañía y cualquier cambio organizacional, con el fin de asegurar que la información contenida sea verificada y mejorada de acuerdo a la operación de la Compañía.

Identificación de Peligros

Peligro debe enfocarse en aquellas condiciones que pueden causar o contribuir con una operación insegura de la aeronave o del equipo, los productos y servicios relacionados con la seguridad operacional de la aviación.

Tanto el personal administrativo como el personal operativo puede identificar peligros y contribuir al reporte riesgos de seguridad.

 
La notificación precisa y oportuna de peligros contribuye con el proceso eficaz de gestión de seguridad operacional; para lograr que la notificación sea precisa y oportuna se implementa una cultura de reporte mediante la capacitación y comunicación constante de seguridad operacional y un sistema no punitivo de reporte.

Cualquier evento o situación que se identifique como peligro debe ser reportada a la Dirección de SMS.

Gestión de Riesgos

Se deben Identificar los peligros anticipadamente y gestionar los riesgos asociados de una manera adecuada para optimizar y garantizar la seguridad operacional y prevenir accidentes o incidentes que se puedan presentar.

La gestión de seguridad operacional consiste en la evaluación y mitigación de riesgos de seguridad operacional. Este proceso representa un componente clave de un Sistema de gestión de Seguridad Operacional. 

Con la gestión de riesgos se garantiza que los riesgos de seguridad operacional encontrados en las actividades de aviación están bajo control para alcanzar sus objetivos de integridad, eficacia y eficiencia de la seguridad operacional.

La identificación de peligros y gestión de riesgos se realiza mediante tres sistemas: reactivo, predictivo y proactivo.

La mitigación de riesgos da como resultado operaciones seguras de aviación.

Control y medición de rendimiento

A fin de garantizar la aplicación y efectividad del control de riesgo de seguridad operacional, se mide periódicamente el rendimiento de Seguridad Operacional y de acuerdo a los resultados se establecen estrategias que respaldan la mejora continua de Seguridad Operacional.

El control de rendimiento de Seguridad Operacional en la organización se realiza con el desarrollo de indicadores de rendimiento de seguridad operacional (Safety performance Indicator - SPI) que miden la gestión de seguridad operacional y la efectividad del control y mitigación de riesgos. 

Para desarrollar los indicadores de rendimiento, se establecen objetivos de rendimiento para cada indicador y se definen sistemas de notificación para recolectar la información que se requiere para medir el rendimiento de seguridad operacional. 

Gestión del cambio

Es importante Promover y fortalecer competencias organizacionales para controlar cambios dentro de la compañía que puedan afectar la eficacia de las estrategias de mitigación de riesgos de la seguridad operacional o generar nuevos peligros y riesgos de seguridad operacional.

Las organizaciones de aviación experimentan cambios permanentes debido a su expansión o reducción; se pueden presentar cambios tales como: cambios a sistemas, cambios en equipos, cambios en políticas, cambios en programas, cambios en productos y/o servicios, cambios por la introducción de nuevas aeronaves, cambios en procedimientos, cambios en reglamentos y cambios de locación.

Al generarse un cambio en la organización se pueden introducir nuevos peligros en la operación, por lo tanto, es necesario implementar el proceso de identificación de peligros y gestión de riesgos en el proceso de Gestión del Cambio.

Los cambios se pueden presentar en diferentes factores y estos tienen un impacto en cada área de la organización.

En la Gestión del cambio, la cultura organizacional es un factor determinante y su desconocimiento o ausencia puede conducir a la creación de barreras y resistencias que es necesario combatir y gestionar adecuadamente si no se quieren incrementar los riesgos y la probabilidad de eventos no deseados con la llegada del cambio. Por otro lado, el liderazgo y sus beneficios son esenciales para superar los retos que plantea el cambio, entre ellos los cambios culturales corporativos, la iniciación de nuevas etapas o la ejecución de roles frente a nuevos enfoques. 

La motivación en el equipo es indispensable y las metas y objetivos deben estar claros, para que todo el grupo este en busca estos; es importante nombrar un representante por cada uno de los departamentos de la organización, también es importante medir cual es el área más afectada con el cambio y cuál es el riesgo de seguridad que se tienen en ese cambio.

Comunicación

La promoción de la seguridad operacional genera una cultura de operación segura y contribuye con el logro de los objetivos de seguridad operacional. 

La promoción consiste en la capacitación constante de seguridad operacional (Ver Cap. 11 de este Manual) y en la comunicación en temas de seguridad operacional. La promoción de la seguridad operacional es una de las actividades continuas del SMS. 

La comunicación incluye temas importantes relacionados a seguridad operacional que debe conocer el personal de la organización. Para lograr una óptima promoción de SMS, se establecen diferentes métodos para distribuir e intercambiar información de seguridad operacional a nivel interno y externo.

La comunicación de seguridad operacional se puede realizar mediante:

  • Boletines de seguridad operacional
  • Alertas  de seguridad operacional
  • Periódico/revistas  de seguridad operacional
Mejora continua

Vigilar el desempeño del Sistema de seguridad operacional mediante auditorias o inspecciones de seguridad, permite verificar y evaluar la eficacia de los procesos implementados de seguridad operacional y lograr una mejora continua en el rendimiento de seguridad operacional, así como identificar de forma proactiva peligros, riesgos y elementos relacionados con la operación.

EMPRESA, ha desarrollado un programa de auditoría en aras de la prevención, identificación de riesgos y la mejora continua. Los procesos de evaluación y auditoría contribuyen con la capacidad del proveedor de servicios de lograr una mejora continua en el rendimiento en materia de seguridad operacional.

Las auditorías de la seguridad operacional son un instrumento para asegurarse de que: 

  • La estructura del SMS es buena en términos de niveles apropiados de personal; de cumplimiento de los procedimientos aprobados y las instrucciones; y de un nivel satisfactorio de competencia e instrucción para manejar el equipo y las instalaciones y para mantener sus niveles de desempeño;
  • La Gestión del equipo es adecuada para los niveles de seguridad operacional del servicio proporcionado; 
  • Existen medios eficaces para promover la seguridad operacional, supervisar la eficacia de la seguridad operacional y tratar los problemas de seguridad operacional; y
  • Existen medios adecuados para hacer frente a emergencias previsibles. 

Las auditorías e inspecciones de la seguridad operacional comprenden un examen periódico detallado de la eficacia, los procedimientos y las prácticas de seguridad operacional de cada dependencia o sección con responsabilidades respecto a la seguridad operacional.

Capacitación y Educación

La promoción de la seguridad operacional genera una cultura de operación segura y contribuye con el logro de los objetivos de seguridad operacional. 

La capacitación en temas de seguridad operacional, es un factor esencial para promover la seguridad operacional que se debe desarrollar de manera continua.

Para lograr una óptima promoción del SMS, se debe establecer un programa de capacitación en seguridad operacional, que garantice la formación de personal capacitado y competente para desempeñar sus funciones de seguridad operacional. Antes de establecer el programa de capacitación, el Gerente junto con el Director de Seguridad Operacional, realiza un análisis del personal que debe participar en el programa a partir de los perfiles de sus empleados.

El programa de capacitación de Seguridad Operacional se estructura y desarrolla de acuerdo a las funciones, cargos y participación en SMS del personal en la compañía. La capacitación incluye la socialización de la política, objetivos, normas, funciones, principios básicos, documentación de seguridad operacional, gestión de seguridad operacional, evaluación de seguridad operacional y métodos de promoción y difusión.

El programa de capacitación busca crear la conciencia de los objetivos del SMS de la organización y de la importancia de desarrollar una cultura de seguridad operacional. La instrucción impartida también estará dirigida a hacer que los niveles gerenciales estén familiarizados con los principios del SMS, con sus obligaciones y responsabilidades al respecto. 

Propuesta de una guía de implementación estratégica de un Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS)

Estudio y Factibilidad

El proceso consiste en una encuesta el cual permite identificar las responsabilidades y riesgos para un plan de implementación y desarrollo en la implantación del SMS.

Plan de Implantación y Desarrollo

Proceso en el cual se inscribe en una carta Gantt el plan de trabajo de implantación con las tareas a realizar según el calendario propuesto.

Manual de SMS

Describe los procesos señalados por el Anexo 19/DAN19 en los procesos de aplicación del Plan de Seguridad operacional, plan de auditoría y el plan de respuesta a emergencias.

Estratégias de Seguridad

Beneficios de la certificación

Certificación SMS
  • Alto nivel de seguridad en las operaciones

  • Cumplimiento con los SARPS de OACI

  • Autorización para llevar a cabo servicios comerciales

  • Control efectivo y eficaz de la seguridad operacional

  • Alto compromiso de la organización con las metas del Estado en aviación

     
     
     
Certificación SMS
  • Status de seguridad a los usuarios.

  • Garantiza las operaciones seguras siguiendo una vigilancia continua.

Reducción de costo

El SMS le permite establecer métodos que mitigan la ocurrencia de incidentes de aviación, con ello se establecen metas de cumplimiento de seguridad operacional.

Incentivo al reporte
y Boletines Operacionales

La educación y el acceso a la información genera una cultura organizacional que ayuda al cuidado de las operaciones aéreas, cada uno de los integrantes es responsable de incentivar esta cultura.

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